10 principaux avantages des services de numérisation de documents

10 principaux avantages des services de numérisation de documents

Toujours sur la clôture de la dématérialisation? Pourquoi attendre plus longtemps lorsque votre entreprise peut bénéficier d’une multitude d’avantages? Voici les principales raisons de numériser vos documents:

  1. Plus d’espace de bureau
    L’utilisation de biens immobiliers de bureaux de premier ordre pour stocker des documents commerciaux est coûteuse. La numérisation de vos documents libère de l’espace de bureau afin qu’il puisse être utilisé pour générer plus de revenus pour votre entreprise. Plutôt que de prendre de la place dans des classeurs volumineux, des milliers de fichiers peuvent être stockés sur un seul serveur.
  2. Préservation améliorée de l’information
    Si vous avez des documents historiques importants, vous voulez les conserver pour les années à venir. Malheureusement, le processus de vieillissement s’accélère à chaque fois qu’il est manipulé. La numérisation de documents est la solution «dernière touche». Tout d’abord, cela vous permet de protéger les informations importantes contre la détérioration physique. Deuxièmement, il a l’avantage supplémentaire d’améliorer la lisibilité des anciens enregistrements sur papier.
  3. Meilleure sécurité des données
    La protection des informations sur papier est au mieux difficile. Les documents numérisés peuvent être cryptés, protégés par mot de passe et stockés en toute sécurité dans le cloud. Vous pouvez attribuer des niveaux d’accès à des utilisateurs spécifiques et suivre toute l’activité des fichiers.
  4. Amélioration de la collaboration du personnel
    La numérisation de documents facilite le partage de documents et la collaboration sur des projets sans avoir à reproduire des informations sur papier. Cela signifie que le personnel de plusieurs sites peut accéder et consulter simultanément des documents électroniques.
  5. Conformité de l’audit
    La conformité est une réalité pour la plupart des entreprises. La numérisation de documents permet à votre entreprise de remplir plus facilement ses obligations légales et réglementaires. Les fichiers numériques peuvent être organisés, indexés et produits rapidement pour répondre aux exigences même de l’auditeur le plus strict.
  6. Meilleur service client
    Si vous avez des clients dans plusieurs régions, il est difficile de fournir un service client cohérent. Au lieu d’avoir à imprimer et à poster des factures, des relevés de factures et d’autres articles, la numérisation de documents vous permet d’obtenir des informations importantes pour vos clients beaucoup plus rapidement.
  7. Moins de fouillis de papier
    L’encombrement tue la productivité. L’encombrement du papier ne doit pas être la norme dans votre bureau. La numérisation de documents empêche l’accumulation de papier en excès afin que vos employés soient aussi productifs que possible.
  8. Amélioration de la récupération après sinistre
    Les documents papier sont particulièrement vulnérables aux incendies, aux inondations et aux catastrophes naturelles. Heureusement, la numérisation de documents offre une reprise après sinistre améliorée pour votre entreprise. Les images numériques peuvent être sauvegardées sur bande ou disque dur ou protégées électroniquement avec une solution d’e-vault.
  9. Plus de temps
    Une enquête AIIM a révélé qu’il peut prendre en moyenne 37 minutes pour trouver un fichier papier. La numérisation de documents rationalise l’accès aux fichiers dans votre organisation. Les fichiers peuvent être récupérés rapidement et facilement sans avoir à quitter votre bureau.
  10. Une planète plus verte
    La numérisation de documents n’est pas seulement bonne pour votre entreprise; cela profite également à l’environnement. Selon le projet sans papier, l’employé de bureau moyen utilise 10 000 feuilles de papier chaque année. C’est beaucoup d’arbres! Et même si une simple fraction de ce papier se retrouve dans le flux de déchets, cela nuit à l’environnement. La numérisation de documents réduit considérablement la consommation de papier de votre entreprise pour une planète plus verte.

Maintenant que vous savez que les avantages de la numérisation de documents sont trop bons pour être ignorés, pourquoi attendre plus longtemps?

Pacific Records Management fournit des services de numérisation de documents aux entreprises des comtés de Fresno, Stockton, Sacramento, Modesto, Napa et Solano. Pour plus d’informations, contactez-nous par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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